Tratamiento de datos (Habeas Data)

Política de protección y uso de datos

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL

Fecha: 01/02/2021 | Versión: 2 | I-G-01

1. INTRODUCCIÓN

2. ASPECTOS GENERALES

2.1. Derecho de Habeas Data

2.2. Objeto

2.3. Alcance

2.4. Ámbito de Aplicación

2.5. Obligaciones

2.6. Responsables del Tratamiento

3. DEFINICIONES

3.1. Autorización

3.2. Base de datos

3.3. Dato personal

3.4. Dato público

3.5. Dato semiprivado

3.6. Dato privado

3.7. Dato sensible

3.8. Encargado del tratamiento

3.9. Responsable del tratamiento

3.10. Titular

3.11. Transferencia

3.12. Transmisión

3.13. Tratamiento

4. PRINCIPIOS

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

5.1. Finalidades previstas para las bases de datos de beneficiarios,

5.2. Filarmónica Joven de Colombia,

5.3. Voluntariado y Red de amigos

5.4. Finalidades previstas para clientes

5.5. Finalidades previstas para los datos obtenidos de candidatos, empleados y ex empleados.Finalidades previstas para los datos obtenidos de los proveedores y ex proveedores personas naturales.

5.6. Finalidad expresa para compartir los datos personales entre TORREON GRUPO EMPRESARIAL y sus empresas aliadas

6. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

7. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

9. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

9.1. Consultas

9.2. Reclamos

10. CANALES DE ATENCIÓN Y CONSULTAS

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

12. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

13. VIGENCIA Y PUBLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. INTRODUCCIÓN:

MULTICONSTRUCCIONES JP S.A.S, TORREON BIENES Y CONSTRUCCIONES SAS y CONSTRUCTORA TORREÓN SAS (en adelante identificadas conjuntamente como TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL ). La presente política interna se encuentra dirigida a los trabajadores la cual tiene por objeto implementar y socializar el manejo de almacenamiento, uso y disposición de la información y datos personales (en adelante la “política”), plantea lo concerniente en primer lugar al procedimiento de almacenamiento de la información obtenida por cada trabajador en pro de la compañía y sus actividades. En segundo lugar, se establece el procedimiento para la solicitud de entrega de información, rutas de acceso, autorizaciones por el empleador para el trabajador y terceros, dejando claridad que la información que tenga reserva legal, no puede ser divulgada ni tercerizada salvo los casos que de manera expresa contempla la ley. Igualmente se aplicará protección de la información en concordancia con las obligaciones del secreto empresarial contenido en los contratos civiles, laborales, propiedad intelectual y demás acuerdos que se suscriban con TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL y sus empresas. Que de conformidad con la ley 1581 de 2012, la compañía TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL es responsable del tratamiento de datos personales en lo que concierne a la privacidad de cada uno de los terceros que suministre datos personales e información que dentro de la misma se maneja teniendo en cuenta cada proceso, y que como lo obliga la ley, la compañía almacena de forma adecuada y segura, la cual se encuentra en medios digitales con acceso restringido solo a personal autorizado y con los fines establecidos en la política general de datos de la compañía, y en las cláusulas contractuales según se haya autorizado. Así mismo, se hace necesario establecer y dar a conocer una política de almacenamiento, uso y disposición de la información de manera interna de la compañía, teniendo en cuenta los sistemas y bases de datos, o archivo de la información física que actualmente reposa con el objetivo de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente. Que teniendo en cuenta la política de protección de datos que actualmente tiene la compañía ( Ver anexo 1 ), es importante dar a conocer a todos los trabajadores, contratistas y terceros, las obligaciones que se generan cuando la compañía recibe información de terceros o internamente en el giro ordinario de su objeto social, y que de igual forma se debe mantener y controlar la ruta de acceso a información que cualquier persona a nombre de la compañía requiera, ya sea autorizada o de reserva, manteniendo siempre el secreto empresarial las demás restricciones según sea el caso.

2. ASPECTOS GENERALES

2.1. DERECHO DE HABEAS DATA

El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. Este derecho fue desarrollado por la jurisprudencia constitucional desde el año 1991 hasta el año 2008, momento en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data. Esta norma regula lo que se ha denominado como el “habeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas. Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 o “Ley General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley General es Titular la persona natural y solamente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica.

2.2. OBJETO

La Política y los procedimientos previstos en este Manual buscan desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional al Habeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL recoja, almacene, use, circule y suprima información de carácter personal. Igualmente, los datos personales de contacto obtenidos a partir de la autorización otorgada por los titulares de las diversas empresas del Grupo serán administrados y protegidos de acuerdo con la finalidad perseguida por TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL y serán tratados siguiendo las previsiones de la Ley 1581 de 2012.

2.3. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos físicas y/o digitales de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL , quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Es parte del compromiso de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL velar porque en todas las relaciones que supongan el conocer o compartir información personal se cumplan los principios y deberes establecidos en la Ley.

2.4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política es aplicable a todo tipo de dato de carácter personal tratado en los sistemas de información, así como en los archivos físicos o digitales de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL , quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Todos los empleados y proveedores que actúen como encargados, que traten datos de carácter personal bajo custodia de la organización están obligados a familiarizarse, a interiorizar y a cumplir con la presente política.

2.5. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL quien actúa como responsables del tratamiento de datos personales.

2.6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

TORREON GRUPO EMPRESARIAL integrado por MULTICONSTRUCCIONES JP SAS con Nit. 860.523.122-5, TORREÓN BIENES Y CONSTRUCCIONES SAS con Nit. 900.301.745-5 y CONSTRUCTORA TORREÓN SAS con Nit. 809.007.246-9, todas ubicadas en la Crrera 6 No. 53-29 piso 12 Ed. Torreón Empresarial de Ibagué, Teléfono (8) 2 78 05 05

3. DEFINICIONES

Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley Especial.

3.1. Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

3.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.

3.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.4. Dato público: Cualquier información que no sea semiprivada, privada o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3.5. Dato semiprivado: Cualquier información que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

3.6. Dato privado: Cualquier aquella información que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

3.7. Dato sensible: Cualquier información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

3.8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

3.9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

3.10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

3.11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3.12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3.13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación, supresión.

4. PRINCIPIOS

Es un compromiso de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley General. A continuación, se relacionan los principios contenidos en la Ley 1581 y en el Decreto Reglamentario 1377:

PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS : El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta;

NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados;

TEMPORALIDAD O CADUCIDAD: El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado;

INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE DERECHOS CONSTITUCIONALES: La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL

Trata información personal de forma escrita, electrónica y/o en línea de participantes, beneficiarios y voluntarios; entre la cual se incluye los datos relacionados con la profesión, oficio y en algunos casos los referidos al vínculo corporativo con alguna empresa u organización social. Así como, de aliados, empleados, proveedores y contratistas, y en general titulares de los cuales recolecta, almacena, usa, circula, suprime y/o elimina información para las siguientes finalidades:

5.1. FINALIDADES PREVISTAS PARA LAS BASES DE DATOS DE BENEFICIARIOS, FILARMÓNICA JOVEN DE COLOMBIA, VOLUNTARIADO Y RED DE AMIGOS:

Participar en los diferentes programas, actividades y eventos realizados directamente por TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL o a través de alianzas con instituciones del Estado, sociedades civiles, comerciales, sector de la construcción e inmobiliario, financiero educativo y privado, fundaciones u organizaciones sociales.

Realizar análisis de intereses y preferencias, buscando ofrecer o desarrollar programas, proyectos y actividades que se ajusten a las necesidades de las personas. • Evaluar, mantener, mejorar y profundizar en el impacto y evolución de los programas de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL .

Suministrar información sobre eventos, novedades, comunicación, y mercadeo relacionada con TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL en el desarrollo de los programas fundacionales.

Divulgar las actividades de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL en programas televisivos o radiales, páginas web, streaming, redes sociales, plataformas de intercambio de videos y/o material editorial o publicitario elaborado por TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL .

Comercializar productos y servicios para apoyar la sostenibilidad de proyectos sociales, creativos, culturales o artísticos de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL.

Transferir información básica de contacto, esto es nombre, cédula, y correo electrónico a entidades que puedan complementar la oferta a nuestros servicios, de tal manera que éstos identifiquen al Titular como cliente, empleado, proveedor o cualquier forma de vinculado con TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL y contactarlo para ofrecerle nuevos servicios.

Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregárselos para el cumplimiento del objeto contractual.

Compartir mi información personal con las empresas del Grupo Empresarial cuyo listado está disponible en la página web grupotorreon.com.co opción «Nuestras Compañías».

Compartir información estadística con entidades territoriales o cualquier entidad del Estado, cuando el desarrollo del respectivo programa social se realice en alianza con alguna de ellas; se procurará en la medida que lo permitan los respectivos acuerdos, compartir sólo información anonimizada.

Controlar el acceso a las instalaciones y garantizar la seguridad de las personas que participan en el programa.

5.2. FINALIDADES PREVISTAS PARA CLIENTES:

Comercializar productos y servicios para la sostenibilidad de proyectos comerciales, publicitarios, sociales, creativos, culturales o artísticos de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL .

5.3. FINALIDADES PREVISTAS PARA LOS DATOS OBTENIDOS DE CANDIDATOS, EMPLEADOS Y EX EMPLEADOS

La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL los evalúe y se forme una opinión sobre las calidades de la persona. Así mismo, esta información podrá ser compartida con otras empresas y entre TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL buscando que el perfil del candidato sea conocido por éstas y tenga mayores posibilidades de ser vinculado.

Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos durante su vinculación y posterior a ello si se requiere; entre ellas, hacerles partícipes de las actividades de bienestar previstas por TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL . De igual manera, es posible que se deba solicitar información sensible o datos de menores de edad y de su grupo familiar, con el fin de hacerlos partícipes de los beneficios previstos debido a su vínculo con el empleado, invitarlos a actividades institucionales y cumplir con la normatividad en materia laboral. El suministro de la información sensible es de carácter facultativo.

Los datos de los ex empleados se conservan por un término que respete lo establecido en la ley, con el fin de procurar el suministro de información a autoridades y entidades del sistema de seguridad social.

5.4. FINALIDADES PREVISTAS PARA LOS DATOS OBTENIDOS DE LOS PROVEEDORES Y EX PROVEEDORES PERSONAS NATURALES:

Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores.

Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados, entre ellas el envío de información relevante para su vinculación, ejecución y terminación.

Efectuar el pago de los servicios prestados.

5.5. FINALIDAD EXPRESA PARA COMPARTIR LOS DATOS PERSONALES ENTRE TORREON GRUPO EMPRESARIAL Y OTRAS EMPRESAS ALIADAS:

Compartir la información personal entre TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL y otras empresas aliadas cuyo listado está disponible en la página web grupotorreon.com.co opción «Nuestras Compañías”, con el propósito de hacerlos partícipes de las actividades comerciales, sociales, culturales y/o empresariales a través de los diferentes medios de comunicación. En general para las anteriores finalidades, TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL podrá realizar el envío de mensajes cortos de texto (SMS), mensajes de multimedia (MMS), correo electrónico, teléfono celular o fijo, fax, correo físico y redes sociales o medios digitales para llevar a cabo las finalidades anteriormente enunciadas en las diferentes bases de datos.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL informa que para el desarrollo de sus programas tratará datos personales de menores de edad, en atención a que éstos tienen la calidad de partícipes o beneficiarios de las actividades o proyectos, así como información de carácter sensible de éstos, entre la que se encuentra: datos biométricos como la imagen, o cualquier otro rasgo físico que pueda quedar registrado en grabaciones de audio, fotografías y videos, huella e información relacionada con la salud. La autorización de datos personales de menores de edad es facultativa y las finalidades señaladas se relacionan con su interés superior. Para ello, el titular o su representante goza de libertad para responder las preguntas cuando éstas versen sobre este tipo de datos. Sin embargo, también resalta que esa información es indispensable para el desarrollo de las finalidades por las cuales la persona otorga su consentimiento. Así mismo, cuando TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL haga tratamiento de datos personales en el marco de un convenio de cooperación con entidades públicas o privadas, realizará su máximo esfuerzo para que la información conocida por el aliado o entregada a este, sea exclusivamente información estadística anonimizada. TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL recuerda la importancia de mantener actualizada la información, pues de esta manera se le puede informar de manera oportuna sobre los asuntos de su interés y contactarlo para las finalidades por el Titular consentidas.

Así mismo, indica que los datos podrán ser tratados para el cumplimiento a los requerimientos constitucionales, legales, judiciales, administrativos y reglamentarios previstos en el ordenamiento jurídico colombiano, así como para las solicitudes que presente el Titular.

6. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Garantizar a través de los canales de atención establecidos por TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

Conservar las autorizaciones otorgadas por los Titulares por cualquier medio; su archivo, consulta y administración estará a cargo de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL .

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL informará acerca de la finalidad de la recolección, tanto en el texto que se utilice para obtener la autorización, como en el Aviso de Privacidad.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL conservará la información suministrada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL garantizará que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Es importante anotar en este punto que la colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información, en los datos que sean conocidos en primera instancia por ellos, será fundamental para el cumplimiento óptimo de este deber de informar al Encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL actualizará la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL rectificará la información cuando sea incorrecta y comunicará lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL suministrará al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL exigirá al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL adoptará un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL informará al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL informará a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

7. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La ley señala que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Sus deberes son:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;

Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL . Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL , salvo cuando expresamente se exceptúe por ley como requisito para el Tratamiento.

Ser informado por TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL , previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL ; quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. O cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL , en los términos de la Ley 1581 de 2012.

9. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

9.1. CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes en los casos previstos por la ley, podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por TORREON GRUPO EMPRESARIAL. Los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la cédula de ciudadanía.

Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad. c) Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

Una vez que TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales atrás señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los diaz (10) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare. Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de quince (15) días hábiles.

En el evento en que TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

9.2. RECLAMOS

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de éstas o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante TORREON GRUPO EMPRESARIAL o el Encargado, en los siguientes términos:

El reclamo se formulará ante TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL en la página www.grupotorreon.com.co acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el caso en que TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de diez (10) días hábiles e informará de la situación al interesado.

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL utilizará un correo electrónico para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular. Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo de este, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles. El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL será el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones con el fin de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la Ley se cumplan. 1

10. CANALES DE ATENCIÓN Y CONSULTAS

Los canales establecidos para el ejercicio de los derechos de consulta, actualización, rectificación y supresión del Titular del Dato son:

Correo físico: Carrera 6 No. 53-29 piso 12 Ed. Torreón Empresarial en Ibagué Correo Electrónico: infoibague@torreonsas.com

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

TORREON GRUPO EMPRESARIAL manejará la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

La Política de Tratamiento de Información de TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL , se encuentra disponible en los sitios web y cualquier cambio sustancial en los términos de la presente política de tratamiento de datos personales, así como del aviso de privacidad, será informado a través de la página web de la organización www.grupotorreon.com.co

13. VIGENCIA Y PUBLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Esta versión del Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales entró en vigor a partir de su publicación, la cual se realizó por primera vez el 16 de junio del 2018 y su última actualización fue realizada y aprobada en el mes de enero de 2021

TORREÓN GRUPO EMPRESARIAL conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o dentro del término establecido en una disposición legal, o para atender requerimientos de un órgano administrativo o judicial.